２０２２年１月に「改正電子帳簿保存法」が施行され、国税関係の帳簿・書類のデータ保存について、根本的な見直しが行われました。そこから２年の猶予期間を経て２０２４年１月から「電子取引データの保存」が完全義務化されることになります。そこで、電子帳簿保存法の概要と対象となる事業者の対応について、簡単にご紹介します。まだ対応が追いついていない方は必見です！
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法とは、紙での保存が原則である税務関係書類（決算関係書類や各種帳簿など）について、一定の要件のもと、電子データで保存することを認めた法律です。
制度を活用することで、書類の保存場所が少なくて済む、書類が整理しやすいなどのメリットがあり、企業の生産性向上を図る上でも有益です。しかし、電子データの保存要件などが細かく定められており、個人事業主や中小企業では導入したくても人員やシステム導入が追い付かない、というケースも多くみられます。
この電子データの保存については、次の３つに区別されます。
※１，２は今回は説明は割愛します。ご興味のある方は国税庁のHPなどをご覧ください。
原則的な対応 以下の２つの「要件」を満たした保存を行う必要があります。
要件① 真実性の確保（改ざん防止のための措置）…改ざん防止のための事務処理規定を定める、タイムスタンプを付与するなど「真実性」を担保する措置を行う必要があります。
要件② 可視性の確保（検索機能）…表計算ソフト等で検索簿を作成する、規則的なファイル名をつけるなど、日付・金額・取引先で検索が行えるような措置を行う必要があります。事務処理規定を作成＋ファイル名を要件に合わせて変更するなど、お金をかけずに対応する方法、電子帳簿保存に対応したシステムを導入するという方法が考えられます。
ただし、どちらを選択しても、事務負担の増大、または、コストの増大が見込まれ、小規模な事業者では対応が追い付かない可能性もあります。そのため、以下の例外的な措置が認められております。
例外①保存時に求められる要件が不要となる場合
税務調査が入り、調査担当者から電磁的記録のダウンロードを求められた際、その要請に対応できる状態である場合は、要件②可視性の確保のうち一部が緩和されます。
また、基準期間（原則、法人は二事業年度前、個人は前々年）の売上高が5,000万円以下の事業者については、上記のように調査担当者のダウンロードの要請に応じられるようにしている場合は、要件②可視性の確保の全てが不要となります。
ただし、どちらかのケースにおいても、電子データのまま保存し、要件①真実性の確保を講じる必要はありますのでご注意ください。
例外②保存要件への対応が難しい場合
以下に該当する場合、要件の２つが不要となり、簡便的な対応が可能となります。
- 保存要件を満たせなかったことについて、所轄税務署長が担当の理由があると認める場合（事前申請等は不要です）※国税庁のHPによる例示：人手不足、システム整備が間に合わない、資金不足など
- 税務調査等の際に、電子取引データのダウンロードの求めおよびその電子取引データを印刷した書面の提示・提出の求めにそれぞれ応じることができる場合
どちらの例外処置を活用する場合も、電子データ保存は必須です。
原則的な対応が難しい場合でも、2024年1月以降は、電子取引データを消さずに保存しつつ、従来通り紙での保存も継続するという対応だけは必ず必要がありますので、ご注意ください。
最後に
電子帳簿保存法に違反した場合には、青色申告の承認取り消しや追微課税や推計課税、会社法により過料などの罰金が科される場合があります。このような状況を避けるためにも、きちんと要件に合った方法での対応が必要です。
電子帳簿保存法の対応にお困りの場合は、当事務所までお気軽にご相談ください。
